Bemanningsplanlegging er egentlig et ganske komplisert planleggingsproblem. Dette kan løses meget enkel hvis man er villig til å forenkle problemstillingen betydelig. Fordi disse forenklingene er vesentlige, påvirker de imidlertid også resultatet vesentlig. Dette betyr at jo flere reelle hensyn man klarer å ta inn i planleggingen, jo bedre, mer realistiske blir planene. Virkelig (uforenklet) bemanningsplanlegging er et komplekst optimeringsproblem, som man trenger avanserte verktøy for å løse.
Vår strategi for bemanningskalkulatoren er å begynne med en forenklet versjon, og så jobbe gradvis med å gjøre verktøyet mer avansert etter behov. Samtidig ønsker vi at verktøyet hele tiden skal være enkelt å bruke.
Versjon 1
I denne første versjonen av bemanningskalkulatoren beregnes et årlig bemanningsbehov basert på et antatt behov for behandling per pasient. Pasientene kan fordeles i opptil 10 forskjellige pasientkategorier. Et forventet antall pasienter kan oppgis per ukedag og pasientkategori, for opptil 2 (i denne versjonen) forskjellige driftssituasjoner. Behovet for antall ansatte per skift beregnes basert på totalt behov for behandlingstid og behov for tid til andre oppgaver som kvalitetsarbeid og undervisning. Alle oppgaver må med her, hvis svaret skal gi mening. Behandlingstiden som brukes for hver oppgave kan variere fra kategori til kategori og fra skift til skift. Kapasiteten til hver ansatt regnes som antall timer i skiftet, minus tiden som forventes til å gå til daglige rutiner for hver ansatt (lunsj etc.).
Forenklinger og antagelser
Beregningene beskrevet ovenfor er veldig forenklede. De bygger bl.a. på følgende antagelser:
- Det er ingen andre ansatte enn de som er i den aktuelle stillingskategorien som kan gjøre noen av oppgavene.
- Alle i den aktuelle stillingskategorien kan gjøre alle oppgavene.
- Alle oppgaver kan fordeles jevnt i tid, både innenfor dagen og over uka, slik at det ikke er nødvendig å forholde seg til variasjoner i arbeidsbelastningen.
- Man er bare interessert i å beregne behovet i form av antall heltidsansatte.
- Disse heltidsansatte kan jobbe de definerte skiftene uten å bryte mot turnusreglene eller annet regelverk.
- Det er ingen sykefravær å ta hensyn til.
- Det er ingen mulighet for deling av personellressurser på tvers av avdelinger.
- Man jobber Dag, Aften og Natt-skift. Det er ingen behov for mer fleksible skift-definisjoner.
Det sier seg selv at disse antagelsene ikke alltid er sanne. Det betyr at forenklingene i denne versjonen vil gi bemanningsplaner som ikke er optimale, og kanskje heller ikke gjennomførbare i praksis.
Vi tror likevel denne første versjonen er et bedre verktøy enn mange bemanningsplanleggere i dag har tilgang til. Vi oppfordrer deg som bemanningsplanlegger til å prøve den, og å gi oss tilbakemelding på hvordan du opplever at den kan løse ditt problem. Gi gjerne også innspill til utvikling av senere versjoner.
Videre utvikling
La oss tenke oss en avansert versjon av kalkulatoren, der man ikke gjør forenklingene ovenfor, men modellerer problemet slik det egentlig er. Et slikt verktøy vil kunne beregne en optimal stillingssammensetning (dvs. hvor mange 100%, 50%, osv. stillinger bør man ha), innen mange forskjellige stillingskategorier (sykepleiere, ergoterapeuter, hjelpepleiere, etc.). Hvilke ansatte man allerede har, og deres kompetanse, vil selvsagt kunne inngå i beregningene. En slik kalkulator vil kunne ta hensyn til hvordan arbeidsbelastningen varierer over tid, og til usikkerheten i forhold til sykdom, og vil kunne utnytte delte ressurser på tvers av avdelinger for å jevne ut toppene. Kalkulatoren vil også kunne velge en optimal kostnadsbalanse mellom faste ansettelser og bruk av eksternt (innleid) personell. Denne avanserte kalkulatoren vil videre kunne sikre at ikke turnusregler brytes, slik at man kan garantere at den valgte stillingssammensetningen også vil fungere i praksis.
For å utvikle og en slik kalkulator må man lage en matematisk modell der dette uttrykkes som et “optimeringsproblem”. Så må man lage en programvare som kan løse dette optimeringsproblemet. Kalkulatoren vil da kunne beregne den optimale stillingssammensetningen. En slik avansert kalkulator ville være anvendbar i alle sykehus, pleiehjem, sykehjem og andre steder det drives pasientbehandling. For at den skal kunne brukes i en gitt avdeling trenger man mer data enn det som trengs i dagens versjon av kalkulatoren, om bl.a. mulige stillingskategorier, kostnad pr. kategori, turnusregler, osv. Det er vår ambisjon å bevege oss stegvis fra dagens versjon mot en slik “ønskekalkulator”. Hvilke forbedringer vi gjør først vil være avhengig av innspill og tilbakemeldinger fra bemanningsplanleggere i helsevesenet.